3.- MICRO APLICACIONES PARA PEQUEÑOS NEGOCIOS

Los negocios pequeños y medianos se encuentran en un estado de transición entre una situación de:

• Bajas ventas y costos
• Altos márgenes
• Poco o ningún control

Y el crecimiento les comienza a obligar a pasar a la siguiente etapa, donde

• Los ventas y costos son más altos
• Los márgenes menores
• El control debe aumentar

Esa transición es el problema fundamental del crecimiento en la pequeña empresa: lograr vender más pese a los costos mayores, los márgenes más bajos y la pérdida de eficiencia que implican los sistemas de control. Por lo general los controles perjudican la eficiencia, la flexibilidad de operación, la capacidad de respuesta rápida y de adaptación. Control y eficiencia son dos fuerzas contrapuestas en tensión, mucho control sube los costos y agrega lastre a la empresa porque el control no es productivo en si, sino más bien preventivo.

Por otra parte un control insuficiente puede hacer quebrar a la empresa. ¿Por que se controla? básicamente para evitar el robo, para monitorear la situación real de la empresa y poder tomar buenas decisiones, por ejemplo para comprar mejor, mantener inventarios más bajos, conocer el flujo de caja y la situación del inventario, controlar las cuentas por cobrar (cobranza de créditos otorgados) y las cuentas por pagar (pago de los créditos adquiridos), estas son algunas de las principales propósitos del control.

Antes de decidir implementar un sistema de control se deben ordenar los problemas en escala de importancia, un control total es imposible así es que siempre queda un margen donde es más conveniente aceptar cierta pérdida que controlarla. Solo se deben controlar los problemas relevantes y que realmente destruyen valor a la empresa, muchas veces el dueño de una empresa pequeña puede estar muy preocupado por el robo de mercaderías, cuando en realidad las mayores pérdidas pueden venir de comprar mal y mantener inventarios excesivos.

El problema del inventario

El inventario es un lastre en toda empresa porque no crea valor mientras está almacenado, el ideal teórico es trabajar con inventarios cercanos a cero como lo hacen muchas tiendas online de ventas por correo y esa es la razón de su gran éxito de ventas. Pero todos conocemos la frustración de ir a comprar a un lugar y ver que no tienen lo que buscamos. Existe entonces una tensión entre tener inventarios mínimos para maximizar nuestro uso del capital y tener inventarios máximos para tener de todo y no perder ventas ni clientes.

Otro problema de inventario es al hacer las compras de reposición, cuando se repone mercadería deben reponerse en mayor cantidad los artículos de alta rotación y menos los de rotación baja, esto solo se puede saber con un informe del tiempo medio que pasan los productos almacenados antes que se vendan.

También debemos tener el dato de cuanto dinero representa el inventario, cuanto nos ha costado y cuanto podríamos obtener si lo vendemos completo bajo ciertas condiciones, lo que nos da una idea de la solvencia de la empresa. El control de los robos (mermas) es una gran preocupación para algunos dueños de empresa, pese a que normalmente tienen un efecto limitado en el desempeño.

El problema del flujo de caja

El flujo de caja consiste en controlar, a lo menos mensualmente el total de las ventas, el costo de las ventas, los gastos fijos, los gastos variables, el inventario valorizado, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Las ventas se controlan fácilmente por los registros de caja, el costo de las ventas solo se puede controlar si se está usando un sistema de punto de venta (POS) que rebaje el inventario al mismo momento de hacer las ventas, los demás costos fijos y variables son normalmente fáciles de determinar, no así el inventario valorizado, para esto también es necesario tener instalado un sistema de POS. Las cuentas por pagar se obtienen de la cartola bancaria o cuenta corriente proveedores, las cuentas por cobrar de la cuenta corriente deudores o ventas a crédito. El resultado final del sistema de flujo de caja es el saldo de caja, que indica cual es el beneficio o la pérdida neta del mes.