Uno de los problemas más comunes que enfrenta un pequeño negocio al usar computadores es dar con un diseño adecuado, que justifique la inversión en equipos y programas. A continuación va un modelo diseñado para una tienda comercial.
Los Productos del Sistema
¿Que le interesa saber al dueño de un pequeño negocio? hay dos datos fundamentales que todo sistema debería entregar:
Si ganó o perdió dinero en el mes
Cuanto fue esa ganancia o pérdida
Esta información que parece tan obvia es desconocida para la mayoría de las empresas. En los casi veinte años que llevo trabajando con negocios pequeños solo he conocido una empresa que ha logrado tener un estado de situación mensual claro con sistemas computacionales
Así el sistema debe entregar como mínimo la siguiente información mes a mes:
- Ventas del mes
- Compras del mes
- Costo de las ventas
- Gastos del mes
- Impuestos
- Utilidad del mes
- Valor del inventario
Este informe mensual es el resumen ejecutivo que debe ser entregado por el sistema. Es el producto fundamental y de el pueden obtenerse subproductos como:
- Items de mayor y menor venta
- Items bajo el nivel de reposición
- Items de mayor y menor utilidad etc.
Sin embargo es importante distinguir lo fundamental de lo accesorio, todos estos subproductos son de interés secundario pues la prioridad es lograr la entrega mensual del resumen ejecutivo.
No debe caerse en el error común de desviar los esfuerzos del objetivo principal tratando desde el principio de obtener una multitud de productos, esta es una de las causas más comunes de fracaso al implementar sistemas de información en negocios pequeños.
La Necesidad del Punto de Ventas
El resumen ejecutivo es muy difícicl de obtener en el caso de una tienda si no existe un sistema de punto de ventas, es decir, que el inventario se rebaje directamente en la caja en el mismo momento en que se hace la compra.
Implementar un punto de ventas tiene dos dificultades principales: accesar con rapidez el artículo que se está rebajando y la necesidad de usar un programa multiusuario en el caso de que exista más de una caja
El primer problema se soluciona comunmente con el uso de códigos de barra. Pueden usarse los códigos que ya vienen impresos en la mayoría de los artículos o podrían usarse códigos propios, etiquetando cada artíclo en venta.
De más está decir que la primera opción es preferible, aunque no es siempre factible ya que se podría estar trabajando con artículos que no traen códigos de barra (por ejemplo hortalizas, frutas, etc.). La solución que normalmente se escoge es mixta: se leen los artículos que ya vienen con código de barra y los que no tienen se ubican ingresando parte del nombre por el teclado (por ejemplo la operadora coloca "lapiz" y aparece en pantalla la lista con todos los lápices para que escoja cual es el que hay que rebajar, o bien se etiquetan.
Cuando existe más de una caja se usa a veces una red de área local para poder rebajar el mismo inventario desde distintos puntos, en los sistemas pequeños esta solución da algunos problemas especialmente por lo vulnerables que resultan las LAN ante cortes de energía.
Una alternativa económica y bastante segura es que solo una caja descarge al inventario en línea y la(s) otra(s) cree(n) un archivo temporal de descarga. La descarga real se haría por lotes al fin del día de una sola vez. Una vez descargado el inventario maestro se copiaría a la(s) caja(s) secundaria. Este sistema es robusto, económico y fácil de implementar y permite generar el resumen ejecutivo a fin de mes sin mayor problema
Para traspasar los archivos de descarga por lotes puede usarse una red sencilla de area local, un modem nulo de puerta serie e incluso diskettes o Internet (via ftp) en caso que se descarguen locales remotos
El programa de inventario deberá además entregar un cuadre diario de caja e incluir una opción para ingresar las compras con las respectivas cantidades y costos. De este programa se obtienen las ventas del mes, las compras del mes, el costo de las ventas y el valor del inventario
Control de los Gastos
Junto con el programa de punto de ventas que solucionará la rebaja del inventario y permitirá generar los datos de ventas del mes, compras del mes y costo de las ventas, debe funcionar un programa sencillo de cuenta corriente con cuentas, saldos y cartolas.
Las cuentas en este caso no tienen por que corresponder a la contabilidad legal del negocio, sino mas bien a una contabilidad operativa, desglosada según lo que al empresario le interese controlar. Por ejemplo es probable que quiera tener clara la evolución de los gastos fijos versus los variables, los retiros personales de caja, la caja chica, etc.
Así el saldo total de esta cuenta corriente, que será puesto en cero a principios de cada mes debe corresponder al item "Gastos del Mes" del informe ejecutivo.
Esta misma cuenta puede llevar además otros controles útiles para el empresario como por ejemplo las libretas de bancos (control de las chequeras), los retiros personales, etc. Lo usual es que este control se lleve en un PC aparte del inventario y lo opere la secretaria administrativa que lleva las chequeras, recibe la caja, etc.
Con los ingresos de este programa se obtienen los gastos del mes y los impuestos, en caso que estos no correspondan exactamente a un porcentaje de las ventas
Cierre del Mes
Al finalizar el mes se debe hacer un proceso de cierre que emita el informe, guarde los resultados en un archivo histórico y limpie los saldos. Los datos de las cajas (cuadre de caja diaria) se transfieren diariamente al computador de la secretaria administrativa donde se van acumulando en las respectivas cuentas del informe ejecutivo.
En el archivo historico deben ir quedando registrados los resultados de los informes ejecutivos mes a mes de modo de obtener informes semestrales o bien anuales
Archivos Necesarios
Se recomienda usar una organización de archivos lo más simple posible. Para inventarios inferiores a los 8000 artículos no hay problemas en usar archivos ASCII planos y búsquedas secuenciales, basta con mantener en memoria un índice de correspondencias entre la ubicación física del registro y su código lógico), para archivos con menos de 3000 registros en índice es casi innecesario. Asi los archivos que se necesitan para un sistema que genere el resumen ejecutivo son:
- Un archivo maestro de mercaderías, con la descripción, código, costo, cantidad, etc.
- Un archivo de ventas que registre ventas del dia, compras del día y costo de las ventas (es decir los datos que se imprimen para el cuadre de caja diario)
- Opcionalmente se podria llevar un archivo que registre cada una de las ventas del día, aunque este archivo tiene tendencia a crecer bastante y rara vez se usa (excepto si se desea llevar una cartola por cada artículo)
- Un archivo de saldos de cuenta corriente
- Un archivo de cartolas que registre cada uno de los movimientos de la cuenta corriente
- Un archivo que resuma los gastos de cada dia
Así vemos como se puede implementar un sistema bastante sencillo que dejará contento a cualquier empresario que sepa bien lo que le conviene.
Una de las tareas más difíciles de quien diseña un sistema es sacar de la cabeza del empresario las ideas fantasticas de "controlarlo todo" por medio de su computador.
El control en si no es tarea del computador ni de los programas sino que de los auditores y los unicos controles efectivos consisten en contar físicamente el inventario y revisar a mano la documentación.
El computador es principalmente una herramienta de información y de gestión, como herramienta de control es menos eficiente y poco confiable
Organización General del Sistema
Extensión del Sistema
Este modelo, por su simplicidad puede ser extendido a varias tiendas pequeñas apartadas geográficamente. Como las actualizaciones se hacen por lotes es sencillo enviar los archivos de un lugar a otro usando Internet. La actualización por lotes, a la manera antigua hace que la operación sea muy robusta y prácticamente a prueba de fallas
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